但凡传真过来的文件,一般都是比较重要的内容。因此不要将它在一旁搁置。该报的报给上级;该传达的传达给下级;该处理的要及时处理。报、传、处三个具体环节都需要规范化操作。
最后,传真时还要考虑所传递的具体内容是否完整与清晰的问题。因为传真设备的使用和光电效应的问题,传真之后的字迹和图表经常会失真。这点一定要考虑,要看看自己所收到的传真有没有字迹不清晰、内容不完整的地方。
比如,我在外地开会或者参加学术活动,经常有记者采访我。他用信寄给我的报纸校样有时候不能够及时到达,所以应我的要求,在其发稿之前,往往把校样先传给我一份,征求一下我的意见,这也是对我的一种信任。但有时候传真过来的文字能看清楚,而照片却一塌糊涂。有一次,我到外地去参加一个活动,记者采访我,后来出的报纸我也看见了,上面刊有我近年来照的最好的一张照片,我这人不大上相,难得有那么一次上相的机会。但是当时记者把报纸传真给我的时候,它却是一块黑,我根本没发现自己的照片在哪儿。所以在使用传真时,你一定要考虑到文字和图表可能会失真。除了失真以外,还有一点,就是传真的资料不大容易保存。它的字迹到了一定时间就自己消失了,或者不清晰了。所以重要的传真文件要及时对其加以处理,要制做副本,要拷贝,否则就会耽误事儿。
下面,我们接着来谈谈使用电子邮件的礼仪规则。
第一,不要滥用。有一点很重要,即不要滥用电子邮件。换句话来讲,就是要有事才用、有急必用;不急、无事,则不要用。我们注意到,现在人们很喜欢在虚拟的网络空间里畅谈理想,发表高论;宣泄情感,寻找至交;以及其他一些不同功利性的考虑。现代人都有自己进行选择权利,我们不好去非议他人。但一般就电子邮件而论,它其实是一种沟通、通讯的手段。既然如此,就要在对其使用时认真兼顾以下两点:
其一,有感而发,有事而发。此点乃是人们在收发、处理电子邮件时的基本的礼仪。当有人发电子邮件给你时,你要有来有往,回信给对方。在常规情况下使用电子邮件时,要坚持有事才去发,没事的时候就算了。
有一天,一位同志发邮件跟我说他有件事儿想跟我谈,问我能否和他通话。我很认真,看完邮件之后,就跟他通话了。我说你有什么事儿啊,他说想问候一下我,我说了声谢谢,通话就完了。过了两天他又发邮件过来,说还想跟我说一件事儿,我还是很认真地对待,我又拿起电话,问他有什么事儿,他说还是想再问候一下,其实也没有什么大不了的事情。
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