但凡传真过来的文件，一般都是比较重要的内容。因此不要将它在一旁搁置。该报的报给上级；该传达的传达给下级；该处理的要及时处理。报、传、处三个具体环节都需要规范化操作。
最后，传真时还要考虑所传递的具体内容是否完整与清晰的问题。因为传真设备的使用和光电效应的问题，传真之后的字迹和图表经常会失真。这点一定要考虑，要看看自己所收到的传真有没有字迹不清晰、内容不完整的地方。
比如，我在外地开会或者参加学术活动，经常有记者采访我。他用信寄给我的报纸校样有时候不能够及时到达，所以应我的要求，在其发稿之前，往往把校样先传给我一份，征求一下我的意见，这也是对我的一种信任。但有时候传真过来的文字能看清楚，而照片却一塌糊涂。有一次，我到外地去参加一个活动，记者采访我，后来出的报纸我也看见了，上面刊有我近年来照的最好的一张照片，我这人不大上相，难得有那么一次上相的机会。但是当时记者把报纸传真给我的时候，它却是一块黑，我根本没发现自己的照片在哪儿。所以在使用传真时，你一定要考虑到文字和图表可能会失真。除了失真以外，还有一点，就是传真的资料不大容易保存。它的字迹到了一定时间就自己消失了，或者不清晰了。所以重要的传真文件要及时对其加以处理，要制做副本，要拷贝，否则就会耽误事儿。
下面，我们接着来谈谈使用电子邮件的礼仪规则。
第一，不要滥用。有一点很重要，即不要滥用电子邮件。换句话来讲，就是要有事才用、有急必用；不急、无事，则不要用。我们注意到，现在人们很喜欢在虚拟的网络空间里畅谈理想，发表高论；宣泄情感，寻找至交；以及其他一些不同功利性的考虑。现代人都有自己进行选择权利，我们不好去非议他人。但一般就电子邮件而论，它其实是一种沟通、通讯的手段。既然如此，就要在对其使用时认真兼顾以下两点：
其一，有感而发，有事而发。此点乃是人们在收发、处理电子邮件时的基本的礼仪。当有人发电子邮件给你时，你要有来有往，回信给对方。在常规情况下使用电子邮件时，要坚持有事才去发，没事的时候就算了。
有一天，一位同志发邮件跟我说他有件事儿想跟我谈，问我能否和他通话。我很认真，看完邮件之后，就跟他通话了。我说你有什么事儿啊，他说想问候一下我，我说了声谢谢，通话就完了。过了两天他又发邮件过来，说还想跟我说一件事儿，我还是很认真地对待，我又拿起电话，问他有什么事儿，他说还是想再问候一下，其实也没有什么大不了的事情。
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