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社交礼仪 》 金正昆教你學禮儀：禮儀金說II 》
第69節：第八篇 電子信函(4)
金正昆 Jin Zhengkun
但凡傳真過來的文件，一般都是比較重要的內容。因此不要將它在一旁擱置。該報的報給上級；該傳達的傳達給下級；該處理的要及時處理。報、傳、處三個具體環節都需要規範化操作。
最後，傳真時還要考慮所傳遞的具體內容是否完整與清晰的問題。因為傳真設備的使用和光電效應的問題，傳真之後的字跡和圖表經常會失真。這點一定要考慮，要看看自己所收到的傳真有沒有字跡不清晰、內容不完整的地方。
比如，我在外地開會或者參加學術活動，經常有記者采訪我。他用信寄給我的報紙校樣有時候不能夠及時到達，所以應我的要求，在其發稿之前，往往把校樣先傳給我一份，徵求一下我的意見，這也是對我的一種信任。但有時候傳真過來的文字能看清楚，而照片卻一塌糊塗。有一次，我到外地去參加一個活動，記者采訪我，後來出的報紙我也看見了，上面刊有我近年來照的最好的一張照片，我這人不大上相，難得有那麽一次上相的機會。但是當時記者把報紙傳真給我的時候，它卻是一塊黑，我根本沒發現自己的照片在哪兒。所以在使用傳真時，你一定要考慮到文字和圖表可能會失真。除了失真以外，還有一點，就是傳真的資料不大容易保存。它的字跡到了一定時間就自己消失了，或者不清晰了。所以重要的傳真文件要及時對其加以處理，要製做副本，要拷貝，否則就會耽誤事兒。
下面，我們接着來談談使用電子郵件的禮儀規則。
第一，不要濫用。有一點很重要，即不要濫用電子郵件。換句話來講，就是要有事纔用、有急必用；不急、無事，則不要用。我們註意到，現在人們很喜歡在虛擬的網絡空間裏暢談理想，發表高論；宣泄情感，尋找至交；以及其他一些不同功利性的考慮。現代人都有自己進行選擇權利，我們不好去非議他人。但一般就電子郵件而論，它其實是一種溝通、通訊的手段。既然如此，就要在對其使用時認真兼顧以下兩點：
其一，有感而發，有事而發。此點乃是人們在收發、處理電子郵件時的基本的禮儀。當有人發電子郵件給你時，你要有來有往，回信給對方。在常規情況下使用電子郵件時，要堅持有事纔去發，沒事的時候就算了。
有一天，一位同志發郵件跟我說他有件事兒想跟我談，問我能否和他通話。我很認真，看完郵件之後，就跟他通話了。我說你有什麽事兒啊，他說想問候一下我，我說了聲謝謝，通話就完了。過了兩天他又發郵件過來，說還想跟我說一件事兒，我還是很認真地對待，我又拿起電話，問他有什麽事兒，他說還是想再問候一下，其實也沒有什麽大不了的事情。
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【資料來源】陝西師範大學出版社 |
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