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社交礼仪 》 金正昆教你学礼仪：礼仪金说II 》
第68节：第八篇 电子信函(3)
金正昆 Jin Zhengkun
使用传真时，从礼仪上来讲，需要注意下列三个主要的问题：
第一，要篇幅短小。传真的具体篇幅，一定要短小。因为传真费用相对比较昂贵，尤其是你要对方到公共传真机上去收发传真。比如，从北京发往外地，一张大概要四到六块钱，接收一张也要两三块钱，所以内容太多的话，就不大划算了。有一次，一名外地学生要报考我的研究生。我就让他把个人资料用电子邮件发过来，他说利用网络怕有问题；我说寄过来吧，他说怕丢；我说干脆发传真吧，又快又不会丢。谁知一下传了两百多页，双方都花了不少钱。所以要注意，出于节省双方开支的考虑，传真的具体篇幅一定要短小，不到万不得已大可不必使用传真。
第二，要注意安全。以前，我们曾谈到过手机使用时的信息安全问题。在此问题上，实际上传真机也与之相类似。因为你使用传真所传递的信息，很有可能被别人看到。如果是国家机密、行业秘密、个人隐私的内容，最好不要使用传真机传递。换言之，使用传真机时，一定要确保相关的信息传播出去不会威胁到国家安全，不会有碍自己的经济利益，也不会有损个人的隐私，否则最好三思而行。
第三，要操作规范。使用传真机时，必须要注意操作规范。首先，你留给别人的传真号码应该是能用的。确有一些人留给别人的传真号码是不能用的。我就遇到过这种事。
有一次，一位朋友让我传一份文件。但他给我的第一个号码不能用，说是机子坏了；用第二个号码传，第二个还是不能使用；最后换了个公共传真机才搞定。切切牢记：你留给人家的传真号码要是不能用的话，会很麻烦、很折腾人家的。如果是使用无人值守的自动传真机，你需要提前特别注明或声明一下。
其次，发送传真之前，一定要通知对方一下。比如，认真地提醒对方：我现在要给你发一份传真，请注意接收。否则某些非自动的传真机没开机的话，材料就不能传过去。再者，你收到了我的传真之后，也要给我一个回音，以免我一直惦记它的着落。
我曾经遇到过这种事，你给某人发一份传真过去，他不吭气，不告诉你是否收到，让你干着急。我这人做事儿比较认真，总怕误人家的事，五点钟给他发了，六点钟没回音，八点钟没回音，第二天早上八点还没回音，打个电话问一下吧："老王，那个传真收到了吗？"答复是早收到了。我问那为什么不跟我说呢？没想到人家却说："无所谓了，反正丢不了。"
这样做，真的不大合适。这是不尊重别人的表现。你需要经常设身处地地考虑别人的感受。
再次，还要注意，收到对方传真之后，需要进行及时地处理。
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【资料来源】陕西师范大学出版社 |
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