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社交礼仪 》 金正昆教你學禮儀：禮儀金說II 》
第68節：第八篇 電子信函(3)
金正昆 Jin Zhengkun
使用傳真時，從禮儀上來講，需要註意下列三個主要的問題：
第一，要篇幅短小。傳真的具體篇幅，一定要短小。因為傳真費用相對比較昂貴，尤其是你要對方到公共傳真機上去收發傳真。比如，從北京發往外地，一張大概要四到六塊錢，接收一張也要兩三塊錢，所以內容太多的話，就不大划算了。有一次，一名外地學生要報考我的研究生。我就讓他把個人資料用電子郵件發過來，他說利用網絡怕有問題；我說寄過來吧，他說怕丟；我說幹脆發傳真吧，又快又不會丟。誰知一下傳了兩百多頁，雙方都花了不少錢。所以要註意，出於節省雙方開支的考慮，傳真的具體篇幅一定要短小，不到萬不得已大可不必使用傳真。
第二，要註意安全。以前，我們曾談到過手機使用時的信息安全問題。在此問題上，實際上傳真機也與之相類似。因為你使用傳真所傳遞的信息，很有可能被別人看到。如果是國傢機密、行業秘密、個人隱私的內容，最好不要使用傳真機傳遞。換言之，使用傳真機時，一定要確保相關的信息傳播出去不會威脅到國傢安全，不會有礙自己的經濟利益，也不會有損個人的隱私，否則最好三思而行。
第三，要操作規範。使用傳真機時，必須要註意操作規範。首先，你留給別人的傳真號碼應該是能用的。確有一些人留給別人的傳真號碼是不能用的。我就遇到過這種事。
有一次，一位朋友讓我傳一份文件。但他給我的第一個號碼不能用，說是機子壞了；用第二個號碼傳，第二個還是不能使用；最後換了個公共傳真機纔搞定。切切牢記：你留給人傢的傳真號碼要是不能用的話，會很麻煩、很折騰人傢的。如果是使用無人值守的自動傳真機，你需要提前特別註明或聲明一下。
其次，發送傳真之前，一定要通知對方一下。比如，認真地提醒對方：我現在要給你發一份傳真，請註意接收。否則某些非自動的傳真機沒開機的話，材料就不能傳過去。再者，你收到了我的傳真之後，也要給我一個回音，以免我一直惦記它的着落。
我曾經遇到過這種事，你給某人發一份傳真過去，他不吭氣，不告訴你是否收到，讓你幹着急。我這人做事兒比較認真，總怕誤人傢的事，五點鐘給他發了，六點鐘沒回音，八點鐘沒回音，第二天早上八點還沒回音，打個電話問一下吧："老王，那個傳真收到了嗎？"答復是早收到了。我問那為什麽不跟我說呢？沒想到人傢卻說："無所謂了，反正丟不了。"
這樣做，真的不大合適。這是不尊重別人的表現。你需要經常設身處地地考慮別人的感受。
再次，還要註意，收到對方傳真之後，需要進行及時地處理。
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【資料來源】陝西師範大學出版社 |
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