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社交礼仪 》 金正昆教你學禮儀：禮儀金說II 》
第67節：第八篇 電子信函(2)
金正昆 Jin Zhengkun
由此可見，使用電子信函時，一定要註意嚴謹和準確的問題。
第三，一事一議。撰寫電子信函時，最好是一信一事，一事一議。需要交待的事情，衹要交代清楚即可，一定要避免長篇大論。必須明確：電子信函並非散文、詩歌或小說，切勿過度地追求其詞藻、潤色與修飾。其所述的具體事宜，宜為單一，切忌又多又繁、主次不清。
第四，時效性強。"非典"的時候，大傢利用電子信函開了不少玩笑，表示我們蔑視疾病的態度，人定勝天的英雄氣概。現在，你再拿"非典"時期的段子開玩笑，在手機短信上發送它，是不是就沒什麽意思了？中秋節的時候，你可以發有關中秋節的手機短信息，也可以發祝福中秋節快樂的電子郵件、傳真。如果不是中秋節的時候你再把那些東西發出去，中秋節已經過去了，就沒什麽意思了。在此方面，絶不能以不變應萬變。有人給別人發信息時，為了圖省事兒，直接轉發舊的或人傢發過來的，我也這樣做過。一開始還覺得省事兒，他給我發一個，我也發一個。有時候偷懶呢，比如人傢信息後面的署名我沒看見、沒刪掉，就直接轉發出去了。請試想一下，是不是接收者看到它的感覺不會太好？有些人就抱怨過：能不能原創一個啊？
但要註意，還要遵守法律和社會公德，比如，網絡信件、傳真、手機短信等等，不能傳播有損我國社會制度，有損國傢形象以及一些格調不高、淫穢低級、以訛傳訛、製造謠言、黃色反動的信息。你給我一個郵箱地址，我可以給你發一些關於專業方面的信息，或者學術交流活動方面的邀請函。但决不能給你發黃色信息，那樣做有違社會公德。像在非典期間，有些人在互聯網上散布謠言，什麽要封城了；什麽某地有幾千名患者了，成批死亡了之類的；造謠惑衆，弄得人心惶惶。這是當時在京人員大量外流的一個重要的原因，也導致了我們控製疾病的時間加長。
從總體上來講，書寫電子信函時一定要註意以上這樣一些問題。
但從具體上來講，傳真有傳真的要求，電子郵件有電子郵件的要求，手機短信有手機短信的要求，此外還有其他一些方面的問題，這些都需要具體問題具體分析。
現在，人們擁有多種多樣的傳遞信息的方式。對其加以使用時，一定要考慮傳真、電子郵件以及手機短信等等不同媒體的具體要求。我們下面就事論事，就目前人們所使用最普遍的這幾種現代通訊方式來談一談它的具體的禮儀要求。
首先，來談談傳真的禮儀規則。傳真，是利用光電效應、傳真設備産生的一種文字、圖表傳遞的方式。雖然電子郵件大有後來者居上的態勢，但實際上傳真在很長時間內還是不會被替代的。我個人就經常使用傳真。比如，一份會議通知。如果通過互聯網發送，我如何拿給領導看呢？怎樣簽名、蓋章呀？而傳真就不同了，它可以使用公文紙，上面有公章，我把它拿去給領導看，就比較正規了。再比如，傳遞一份合同，一張圖表，利用傳真就非常迅速，否則你把它拷貝到互聯網上去，手機短信發不了，上網也很麻煩。因此，至少在近期傳真不會被替代。
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【資料來源】陝西師範大學出版社 |
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