由此可见，使用电子信函时，一定要注意严谨和准确的问题。
第三，一事一议。撰写电子信函时，最好是一信一事，一事一议。需要交待的事情，只要交代清楚即可，一定要避免长篇大论。必须明确：电子信函并非散文、诗歌或小说，切勿过度地追求其词藻、润色与修饰。其所述的具体事宜，宜为单一，切忌又多又繁、主次不清。
第四，时效性强。"非典"的时候，大家利用电子信函开了不少玩笑，表示我们蔑视疾病的态度，人定胜天的英雄气概。现在，你再拿"非典"时期的段子开玩笑，在手机短信上发送它，是不是就没什么意思了？中秋节的时候，你可以发有关中秋节的手机短信息，也可以发祝福中秋节快乐的电子邮件、传真。如果不是中秋节的时候你再把那些东西发出去，中秋节已经过去了，就没什么意思了。在此方面，绝不能以不变应万变。有人给别人发信息时，为了图省事儿，直接转发旧的或人家发过来的，我也这样做过。一开始还觉得省事儿，他给我发一个，我也发一个。有时候偷懒呢，比如人家信息后面的署名我没看见、没删掉，就直接转发出去了。请试想一下，是不是接收者看到它的感觉不会太好？有些人就抱怨过：能不能原创一个啊？
但要注意，还要遵守法律和社会公德，比如，网络信件、传真、手机短信等等，不能传播有损我国社会制度，有损国家形象以及一些格调不高、淫秽低级、以讹传讹、制造谣言、黄色反动的信息。你给我一个邮箱地址，我可以给你发一些关于专业方面的信息，或者学术交流活动方面的邀请函。但决不能给你发黄色信息，那样做有违社会公德。像在非典期间，有些人在互联网上散布谣言，什么要封城了；什么某地有几千名患者了，成批死亡了之类的；造谣惑众，弄得人心惶惶。这是当时在京人员大量外流的一个重要的原因，也导致了我们控制疾病的时间加长。
从总体上来讲，书写电子信函时一定要注意以上这样一些问题。
但从具体上来讲，传真有传真的要求，电子邮件有电子邮件的要求，手机短信有手机短信的要求，此外还有其他一些方面的问题，这些都需要具体问题具体分析。
现在，人们拥有多种多样的传递信息的方式。对其加以使用时，一定要考虑传真、电子邮件以及手机短信等等不同媒体的具体要求。我们下面就事论事，就目前人们所使用最普遍的这几种现代通讯方式来谈一谈它的具体的礼仪要求。
首先，来谈谈传真的礼仪规则。传真，是利用光电效应、传真设备产生的一种文字、图表传递的方式。虽然电子邮件大有后来者居上的态势，但实际上传真在很长时间内还是不会被替代的。我个人就经常使用传真。比如，一份会议通知。如果通过互联网发送，我如何拿给领导看呢？怎样签名、盖章呀？而传真就不同了，它可以使用公文纸，上面有公章，我把它拿去给领导看，就比较正规了。再比如，传递一份合同，一张图表，利用传真就非常迅速，否则你把它拷贝到互联网上去，手机短信发不了，上网也很麻烦。因此，至少在近期传真不会被替代。
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