日记书信 》 职场生存法则：一个外企女白领的日记   》 第6节：如何写邮件（二）      绝望沧海 Jue Wangcanghai

　　如何写邮件（二）
　　这里顺便再讲一讲和领导写邮件的要点不外乎几种：
　　一、汇报工作。
　　总结自己干了些什么，做了多少和别人觉得你做了多少很多时候不能画等号，而很遗憾的现状是——评价一个人的performance取决的是后者。邮件正文需要提纲挈领，如果你一定要把自己做的事情事无巨细，请在附件里写。要知道领导的时间远比你的宝贵。
　　二、请求批示
　　写清楚什么事，如果领导完全不知道的事，还需要补充背景资料，切忌自以为领导什么都知道。很重要的一条是不要自作聪明加上许多自己的分析，要知道领导不会比你笨，至少不要表现出来。更重要的一条是不要只提出问题不提出解决方案。这个需要一点技巧，汇报了一个问题，然后委婉地说自己的看法，最后的决定却是领导的。一个懂得解决问题的才是manager，只会反映问题的不过是staff而已。
　　当然前因后果实在太复杂的话，还是带上相关资料面对面汇报更节约时间。时刻记住当一封邮件需要的阅读时间超过十分钟，电话或者face to face会是更经济的选择。曾经遇到过一个特别擅长写邮件的女同事，洋洋洒洒每次前因后果一大堆，十分钟都看不完。她的邮件显然是任何一个人看到就会皱眉的。
　　三、转发资料
　　可能你作了什么报告，领导忽然需要调用，你发过去，最重要的就是写清楚主题。如果要谄媚一点，还可以打印好拿过去方便领导看。但电子版发过去更好。
　　再次强调主题的重要性，我是很讨厌我的下属发东西给我不写主题，因为我所有文件都存档的，以后查找就是按主题搜索。领导的信息存储量更大，没有一个正确的主题是很不职业的。幸好现在Lotus有Edit功能了，总算可以把空白的主题自己改正。
　　（所谓细节决定成败，这些都是细节，却也可以是一个人良好的职业习惯。）
　　2006-6-5 16∶45∶00
　　驾驭下属的艺术
　　记得刚工作的前几年，刚开始做主管的时候，我只有一个下属和我同岁，剩下的都比我大。因为有些是合资企业的老员工，不夸张地说年龄大到做我奶奶都可以了。这样的一帮下属实在很头疼，加上刚开始做领导工作，我采取的是打成一片去和他们沟通，结果没什么效果，管理可谓一塌糊涂。而那份工作也很没劲，所以不到半年的时间就离职了。
　　专业上没什么可以提高的东西以后，潜心学习管理，结合实际经验，总算积累了些经验。
　　一、树立威信
　　年龄固然是个问题，但你怎么做可能更重要。帮下属做事融入他们以求打成一片已经是不合时宜的做法了。从最开始就必须要树立你领导的威信，指挥他做事。人都是有惰性的，慢慢地他就习惯了。你叫他做什么，他就做什么，他会慢慢地养成听话的习惯。这点我已经练就得很纯熟，跑腿的小事随便唤人去干，一次叫不动绝对不能放弃，这次你让了一步，下次就没办法进一步。你是领导，他是下属，一定要记得彼此的身份。
　　二、沟通
　　有空的时候单独聊聊，毕竟你比他们见识要广，很多职业发展方向之类的大问题你完全可以给他们意见。这是培养下属信任你的好办法，也是帮助你了解下属的好途径，不论他对事业有没有追求，你都能通过沟通了解到他的需求，知道需求就知道如何激励他。
　　三、保持距离
　　千万不要以为大家是一个部门，关系好就可以无话不谈。永远不要忘记你是上级，他是下属。没有距离就没有空间感，就很难产生权威。引申地说，要跟自己同级别的人多交往，和下属打成一片对你的升迁毫无益处，跟领导打成一片又招人口水。
　　四、培训下属
　　不适用于自己能力欠缺的上司。一个能力强的领导根本不害怕下属更强悍，适当的培训只会使得你多一条臂膀。要知道真正能干的人你培训他与否跟他的升迁相比不过是时间问题。与其如此，不如好好use他几年。而有些人资质有限的，也不必浪费精神培训。
　　你需要培训的是下属的工作能力，不是把你的所有倾囊相授。教会徒弟饿死师傅是一句古话，现在虽然没那么可怕，但防人之心始终要有一点，却又不可以太明显。
　　五、部门团队建设
　　我不是说要打造一个和谐的共同前进的团队，每个人都听你的，而是说要协调好彼此之间的关系，如果他们每个人都很团结对你来说也许是噩梦的开始。永远不要让你的下属过于团结，永远不要太信任其中的一个，必须要让他们彼此的力量互相牵制，你才能控制住局面。还有一点就是——培训或者传授知识也要注意分开来。记住，你才是唯一的通才。他们作为下属如果自己本职工作都没做好却整天乐于学习他分外的事，是个危险的信号。
　　2006-6-5 21∶36∶00



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【资料来源】中国友谊出版社
第1节：所谓公平——从S君想起第2节：Manager和Staff的区别
第3节：外企文化之一：上网无错？第4节：如何写邮件（一）(1)
第5节：如何写邮件（一）(2)第6节：如何写邮件（二）
第7节：所谓品行第8节：个人觉得职业发展有所谓的两个境界(1)
第9节：个人觉得职业发展有所谓的两个境界(2)第10节：职业发展——秘书还是助理？
第11节：人与人的相处(1)第12节：人与人的相处(2)
第13节：人与人的相处(3)第14节：事业与家庭的两难
第15节：频繁跳槽第16节：不可意气用事，迂回的处事之道(1)
第17节：不可意气用事，迂回的处事之道(2)第18节：无欲则坚(1)
第19节：无欲则坚(2)第20节：无欲则坚(3)
第21节：没有结果的Fighting(1)第22节：没有结果的Fighting(2)
第23节：没有结果的Fighting(3)第24节：猎头找你，需要和老板说？
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