日记书信 》 職場生存法則：一個外企女白領的日記   》 第6節：如何寫郵件（二）      絶望滄海 Jue Wangcanghai

　　如何寫郵件（二）
　　這裏順便再講一講和領導寫郵件的要點不外乎幾種：
　　一、匯報工作。
　　總結自己幹了些什麽，做了多少和別人覺得你做了多少很多時候不能畫等號，而很遺憾的現狀是——評價一個人的performance取决的是後者。郵件正文需要提綱挈領，如果你一定要把自己做的事情事無巨細，請在附件裏寫。要知道領導的時間遠比你的寶貴。
　　二、請求批示
　　寫清楚什麽事，如果領導完全不知道的事，還需要補充背景資料，切忌自以為領導什麽都知道。很重要的一條是不要自作聰明加上許多自己的分析，要知道領導不會比你笨，至少不要表現出來。更重要的一條是不要衹提出問題不提出解决方案。這個需要一點技巧，匯報了一個問題，然後委婉地說自己的看法，最後的决定卻是領導的。一個懂得解决問題的纔是manager，衹會反映問題的不過是staff而已。
　　當然前因後果實在太復雜的話，還是帶上相關資料面對面匯報更節約時間。時刻記住當一封郵件需要的閱讀時間超過十分鐘，電話或者face to face會是更經濟的選擇。曾經遇到過一個特別擅長寫郵件的女同事，洋洋灑灑每次前因後果一大堆，十分鐘都看不完。她的郵件顯然是任何一個人看到就會皺眉的。
　　三、轉發資料
　　可能你作了什麽報告，領導忽然需要調用，你發過去，最重要的就是寫清楚主題。如果要諂媚一點，還可以打印好拿過去方便領導看。但電子版發過去更好。
　　再次強調主題的重要性，我是很討厭我的下屬發東西給我不寫主題，因為我所有文件都存檔的，以後查找就是按主題搜索。領導的信息存儲量更大，沒有一個正確的主題是很不職業的。幸好現在Lotus有Edit功能了，總算可以把空白的主題自己改正。
　　（所謂細節决定成敗，這些都是細節，卻也可以是一個人良好的職業習慣。）
　　2006-6-5 16∶45∶00
　　駕馭下屬的藝術
　　記得剛工作的前幾年，剛開始做主管的時候，我衹有一個下屬和我同歲，剩下的都比我大。因為有些是合資企業的老員工，不誇張地說年齡大到做我奶奶都可以了。這樣的一幫下屬實在很頭疼，加上剛開始做領導工作，我采取的是打成一片去和他們溝通，結果沒什麽效果，管理可謂一塌糊塗。而那份工作也很沒勁，所以不到半年的時間就離職了。
　　專業上沒什麽可以提高的東西以後，潛心學習管理，結合實際經驗，總算積纍了些經驗。
　　一、樹立威信
　　年齡固然是個問題，但你怎麽做可能更重要。幫下屬做事融入他們以求打成一片已經是不合時宜的做法了。從最開始就必須要樹立你領導的威信，指揮他做事。人都是有惰性的，慢慢地他就習慣了。你叫他做什麽，他就做什麽，他會慢慢地養成聽話的習慣。這點我已經練就得很純熟，跑腿的小事隨便喚人去幹，一次叫不動絶對不能放棄，這次你讓了一步，下次就沒辦法進一步。你是領導，他是下屬，一定要記得彼此的身份。
　　二、溝通
　　有空的時候單獨聊聊，畢竟你比他們見識要廣，很多職業發展方向之類的大問題你完全可以給他們意見。這是培養下屬信任你的好辦法，也是幫助你瞭解下屬的好途徑，不論他對事業有沒有追求，你都能通過溝通瞭解到他的需求，知道需求就知道如何激勵他。
　　三、保持距離
　　千萬不要以為大傢是一個部門，關係好就可以無話不談。永遠不要忘記你是上級，他是下屬。沒有距離就沒有空間感，就很難産生權威。引申地說，要跟自己同級別的人多交往，和下屬打成一片對你的升遷毫無益處，跟領導打成一片又招人口水。
　　四、培訓下屬
　　不適用於自己能力欠缺的上司。一個能力強的領導根本不害怕下屬更強悍，適當的培訓衹會使得你多一條臂膀。要知道真正能幹的人你培訓他與否跟他的升遷相比不過是時間問題。與其如此，不如好好use他幾年。而有些人資質有限的，也不必浪費精神培訓。
　　你需要培訓的是下屬的工作能力，不是把你的所有傾囊相授。教會徒弟餓死師傅是一句古話，現在雖然沒那麽可怕，但防人之心始終要有一點，卻又不可以太明顯。
　　五、部門團隊建設
　　我不是說要打造一個和諧的共同前進的團隊，每個人都聽你的，而是說要協調好彼此之間的關係，如果他們每個人都很團结對你來說也許是噩夢的開始。永遠不要讓你的下屬過於團结，永遠不要太信任其中的一個，必須要讓他們彼此的力量互相牽製，你才能控製住局面。還有一點就是——培訓或者傳授知識也要註意分開來。記住，你纔是唯一的通纔。他們作為下屬如果自己本職工作都沒做好卻整天樂於學習他分外的事，是個危險的信號。
　　2006-6-5 21∶36∶00



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【資料來源】中國友誼出版社
第1節：所謂公平——從S君想起第2節：Manager和Staff的區別
第3節：外企文化之一：上網無錯？第4節：如何寫郵件（一）(1)
第5節：如何寫郵件（一）(2)第6節：如何寫郵件（二）
第7節：所謂品行第8節：個人覺得職業發展有所謂的兩個境界(1)
第9節：個人覺得職業發展有所謂的兩個境界(2)第10節：職業發展——秘書還是助理？
第11節：人與人的相處(1)第12節：人與人的相處(2)
第13節：人與人的相處(3)第14節：事業與家庭的兩難
第15節：頻繁跳槽第16節：不可意氣用事，迂回的處事之道(1)
第17節：不可意氣用事，迂回的處事之道(2)第18節：無欲則堅(1)
第19節：無欲則堅(2)第20節：無欲則堅(3)
第21節：沒有結果的Fighting(1)第22節：沒有結果的Fighting(2)
第23節：沒有結果的Fighting(3)第24節：獵頭找你，需要和老闆說？
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