日记书信 》 職場生存法則：一個外企女白領的日記   》 第5節：如何寫郵件（一）(2)      絶望滄海 Jue Wangcanghai

　　四、關於已讀回執
　　為什麽要求對方給已讀回執，通常兩個功能：一、很重要的郵件，需要知道對方是否讀過，這個很重要，是內容重要而不是時間緊迫，因為如果是需要在限定的時間內讀，就需要用郵件的優先級功能了。二、是個人目的看收件人究竟打開過沒有。
　　我用過好幾個郵件係統，Outlook，Lotus……這個的設置並不一樣，我不是IT，可能不夠專業，但是有的郵件係統是收件人一旦打開會自動發送已讀回執的，且沒有任何記錄可查（在已發送郵件裏面是不會出現的），但也有的係統是詢問後根據你的選擇發送的，已發郵件有跡可查。如果是前者自動發送，那麽你可以實現功能一及二；如果是後者，那麽很抱歉，你可能什麽都無法實現。收件人完全可以讀過以後選擇不發送已讀回執。
　　最近的實踐表明，即使是自動發送已讀回執，如果收件人刻意避免，還是可以操作的，在preview狀態下看完郵件，根本就不需要打開，衹要不雙擊打開，就不會自動發送已讀回執。
　　或者這個功能也衹是防君子不防小人。
　　五、關於優先級
　　我很討厭那種經常不分狀況用優先級的人，加了感嘆號的郵件紅色顯示總歸會引起閱讀者的重視，但是發這樣的郵件一定要看是否必要。真正失火了要救，發這種郵件是無濟於事的。所謂重要，需要發件人很好地判斷。
　　六、關於群發
　　企業郵件係統的好處就是每個staff都赫然在錄，不需要像私人的address book，要自己維護，所以群發起來特別順手。可是，不是任何事情都需要群發，你可能覺得收件人可以自己選擇是否刪除，而實際上郵件數量多的人收到這種不相關的郵件是很惱火的，並不是每個人都有秘書可以幫忙刪除掉這些無關的信息。
　　一般來說，我們可以接受的群發事由不過是：HR的通知，Admin的通知，某重要人物的離職，來自GM office的公文……
　　我們最厭惡的群發是：某人休假通知，改手機號碼通知，say goodbye的散文……要知道這些不是每個人都感興趣，難聽點地說就是不要把自己看得太重要。
　　七、關於自動回覆
　　這裏我不是說收到每封郵件都會給回覆的這種自動回覆，而是特別指Out of Office的自動回覆。這其實是個很好的功能，我不贊成每封郵件都自動設置回覆，但是一旦休假了，誰take care你的工作，你幾時回來，urgent case如何聯絡你，放在自動回覆裏是很方便的。真正需要找你的人一旦發了郵件給你就能知道你已經休假了，而不需要你事先群發每個人你的休假决定。
　　八、關於簽名檔
　　專業一點的公司都會要求統一的簽名檔，你的名字、職位、電話、傳真、郵件，可能還有公司的Logo或者網址。
　　你改了電話，衹需要改簽名檔就可以了，經常找你的那幾個人，你可以單獨發郵件甚至短信通知，而絶對沒必要群發。
　　每個公司一般都有內部的通訊錄，經常會翻新一下，你記住通知負責的人翻新就可以了。



   我读累了，想听点音乐或者请来支歌曲！
    
<< 前一章回   後一章回 >>   

【資料來源】中國友誼出版社
第1節：所謂公平——從S君想起第2節：Manager和Staff的區別
第3節：外企文化之一：上網無錯？第4節：如何寫郵件（一）(1)
第5節：如何寫郵件（一）(2)第6節：如何寫郵件（二）
第7節：所謂品行第8節：個人覺得職業發展有所謂的兩個境界(1)
第9節：個人覺得職業發展有所謂的兩個境界(2)第10節：職業發展——秘書還是助理？
第11節：人與人的相處(1)第12節：人與人的相處(2)
第13節：人與人的相處(3)第14節：事業與家庭的兩難
第15節：頻繁跳槽第16節：不可意氣用事，迂回的處事之道(1)
第17節：不可意氣用事，迂回的處事之道(2)第18節：無欲則堅(1)
第19節：無欲則堅(2)第20節：無欲則堅(3)
第21節：沒有結果的Fighting(1)第22節：沒有結果的Fighting(2)
第23節：沒有結果的Fighting(3)第24節：獵頭找你，需要和老闆說？
第   I   [II]   頁

評論 (0)