日记书信 》 职场生存法则：一个外企女白领的日记   》 第5节：如何写邮件（一）(2)      绝望沧海 Jue Wangcanghai

　　四、关于已读回执
　　为什么要求对方给已读回执，通常两个功能：一、很重要的邮件，需要知道对方是否读过，这个很重要，是内容重要而不是时间紧迫，因为如果是需要在限定的时间内读，就需要用邮件的优先级功能了。二、是个人目的看收件人究竟打开过没有。
　　我用过好几个邮件系统，Outlook，Lotus……这个的设置并不一样，我不是IT，可能不够专业，但是有的邮件系统是收件人一旦打开会自动发送已读回执的，且没有任何记录可查（在已发送邮件里面是不会出现的），但也有的系统是询问后根据你的选择发送的，已发邮件有迹可查。如果是前者自动发送，那么你可以实现功能一及二；如果是后者，那么很抱歉，你可能什么都无法实现。收件人完全可以读过以后选择不发送已读回执。
　　最近的实践表明，即使是自动发送已读回执，如果收件人刻意避免，还是可以操作的，在preview状态下看完邮件，根本就不需要打开，只要不双击打开，就不会自动发送已读回执。
　　或者这个功能也只是防君子不防小人。
　　五、关于优先级
　　我很讨厌那种经常不分状况用优先级的人，加了感叹号的邮件红色显示总归会引起阅读者的重视，但是发这样的邮件一定要看是否必要。真正失火了要救，发这种邮件是无济于事的。所谓重要，需要发件人很好地判断。
　　六、关于群发
　　企业邮件系统的好处就是每个staff都赫然在录，不需要像私人的address book，要自己维护，所以群发起来特别顺手。可是，不是任何事情都需要群发，你可能觉得收件人可以自己选择是否删除，而实际上邮件数量多的人收到这种不相关的邮件是很恼火的，并不是每个人都有秘书可以帮忙删除掉这些无关的信息。
　　一般来说，我们可以接受的群发事由不过是：HR的通知，Admin的通知，某重要人物的离职，来自GM office的公文……
　　我们最厌恶的群发是：某人休假通知，改手机号码通知，say goodbye的散文……要知道这些不是每个人都感兴趣，难听点地说就是不要把自己看得太重要。
　　七、关于自动回复
　　这里我不是说收到每封邮件都会给回复的这种自动回复，而是特别指Out of Office的自动回复。这其实是个很好的功能，我不赞成每封邮件都自动设置回复，但是一旦休假了，谁take care你的工作，你几时回来，urgent case如何联络你，放在自动回复里是很方便的。真正需要找你的人一旦发了邮件给你就能知道你已经休假了，而不需要你事先群发每个人你的休假决定。
　　八、关于签名档
　　专业一点的公司都会要求统一的签名档，你的名字、职位、电话、传真、邮件，可能还有公司的Logo或者网址。
　　你改了电话，只需要改签名档就可以了，经常找你的那几个人，你可以单独发邮件甚至短信通知，而绝对没必要群发。
　　每个公司一般都有内部的通讯录，经常会翻新一下，你记住通知负责的人翻新就可以了。



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【资料来源】中国友谊出版社
第1节：所谓公平——从S君想起第2节：Manager和Staff的区别
第3节：外企文化之一：上网无错？第4节：如何写邮件（一）(1)
第5节：如何写邮件（一）(2)第6节：如何写邮件（二）
第7节：所谓品行第8节：个人觉得职业发展有所谓的两个境界(1)
第9节：个人觉得职业发展有所谓的两个境界(2)第10节：职业发展——秘书还是助理？
第11节：人与人的相处(1)第12节：人与人的相处(2)
第13节：人与人的相处(3)第14节：事业与家庭的两难
第15节：频繁跳槽第16节：不可意气用事，迂回的处事之道(1)
第17节：不可意气用事，迂回的处事之道(2)第18节：无欲则坚(1)
第19节：无欲则坚(2)第20节：无欲则坚(3)
第21节：没有结果的Fighting(1)第22节：没有结果的Fighting(2)
第23节：没有结果的Fighting(3)第24节：猎头找你，需要和老板说？
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