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日记书信 》 一個外企女秘書的日記 》
第21節 帶泥的洋蔥(1)
譚一平 Tan Yiping
十月某日 上午秘書科的事不是很多，孟姐在指導小石整理公司來客登記簿。因為收集信息是秘書的一項重要工作，手頭的事不多，我也在一旁跟着學。 “小石，整理來訪客人名單，不能按客人的姓氏筆畫排列，而要按他所在公司的筆畫順 序排列。” 孟姐讓小石將已經排好的客人名單順序重排。 “為什麽?” “是這樣的，這些來訪的客人，是代表他們所在的公司來我們公司洽談業務的。他們個人有可能在將來的某一天，會離開他們現在所在的公司；但是，他們的公司則有可能是我們公司永久的客戶，所以我們的重點是應該記住他們的公司，因此，在整理來客名錄時，應該以客人所在公司的筆畫來排列順序。比方昨天第一個來訪的客人是，北京通達科貿公司的副總經理劉允。將來衹要一看到劉允的姓名，首先應該想到是北京通達公司。通達是一九九五年註册成立的，註册資金1000萬元人民幣，主要業務是代理銷售我們東岩公司的産品，平均每年的銷售額在400萬元人民幣左右，他們的董事長兼總經理叫李明，是我們薑總在北大荒下鄉時的戰友……” 小石輕輕地嘆了口氣，她沒想到來客登記簿上“劉允”這麽簡單的兩個字，在孟姐的頭腦裏竟包含了這麽多信息。她以為衹要把劉允的姓名和電話號碼往計算機裏一存，就算是完成了“信息收集”工作。即使是瑪麗和我，在秘書專科學校，也沒專門學過這方面的知識。這就是實踐經驗。 孟姐不愧是總經理的專職秘書。她這種認真細緻的工作作風，真值得我們這些小字輩的秘書學習。我什麽時候才能達到孟姐這種水平? 中午，天空突然烏雲密佈，暴風雨似乎馬上就要來臨。 下午一上班，投資部就送來一份“天津宏星公司情況介紹”的材料，要我趕緊送給孫總，說孫總催着要。 也許是時間太急，投資部送來的材料中不僅有錯別字，還有一些語法上的錯誤，如“非要……不可”的句子，像口語那樣把後面的“不可”兩個字漏掉了；於是，我把材料的文字稍為潤色了一遍，重新打印送給孫總。 孫總將材料翻了翻，就皺起眉頭說：“小於，這份材料你加工處理過，是吧？” “是的，”我不清楚孫總問這話的意思，“我衹是對其中的文字潤色了一下。” “小於，你應該知道我要這份材料的目的。我想瞭解宏星公司的資産狀況，但是更想瞭解宏星公司目前管理層的狀況。他們現在有多少管理人員，管理人員的年齡結構如何，知識結構如何，管理、開發和銷售各占什麽比例，他們對我們將要進行的控股投資的態度如何……我要的是他們目前實實在在的真實情況，而不是這麽幾個幹巴巴的數字和幾條標語口號，你知道嗎？” 孫總的臉越拉越長。 “小於，我是經理，你是秘書，所以，我希望你做我的眼睛，做我的耳朵，甚至做我的手和腳，但我不希望你做我的大腦！哪些材料有用，哪些材料沒用，由我自己的大腦來判斷? 把我的大腦留給我，好嗎?” 窗外已是電閃雷鳴。看我手足無措的樣子，孫總態度緩和了一些：“是不是投資部把材料給你的時候，就是這個樣子?可能主要責任不在你。這樣吧，你去把投資部的李部長叫來，我要聽取他的口頭匯報。” 投資部的人匯報完畢，我從孫總的辦公室回來。孟姐見我悶悶不樂的樣子，問我怎麽回事，我把事情的經過大致說了一遍。孟姐安慰我說：“小於，當秘書沒有不出現差錯的，不要緊。問題是，你知道問題出在哪裏嗎?” 我沒吱聲。孫總的批評沒錯，但我總覺得自己委屈。 “小於，我給你講個小故事吧。這是我剛當秘書時，我的美國老闆講給我聽的。小石和瑪麗，你們有興趣聽嗎?” 她倆馬上湊了過來。 “事情是這樣的。一天，我的美國老闆坐車路過一個小菜市場，看見路邊小蔬菜店門口擺着一堆新鮮的洋蔥。洋蔥的皮曬得紅紅的，上邊還沾着泥巴。老闆的父親是個農場主，老闆小時候跟父親種過洋蔥。他來中國這麽久了，第一次看到那麽新鮮的洋蔥，所以感到很親切。回到辦公室以後，他讓秘書派人去給他買幾個洋蔥回來。可是，當秘書把洋蔥放到他辦公桌上的時候，那幾個洋蔥衹剩中間的那一點小芯了。為什麽？原來當總務科的辦事員將洋蔥買回來之後，馬上放在水竜頭下把洋蔥上面的泥巴洗掉了；交給總務科長後，科長又把洋蔥外面的幾層粗皮給剝掉了；科長把洋蔥交給秘書後，秘書又把洋蔥上的紅皮剝掉了。洋蔥雖然還是那幾個洋蔥，但早已不是老闆當初想要的那種洋蔥了。所以，老闆當時就把秘書狠狠地訓斥了一頓。”
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【資料來源】學苑出版社 |
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