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日记书信 》 一個外企女秘書的日記 》
第19節 低級錯誤(1)
譚一平 Tan Yiping
九月某日 昨夜的雨似乎到今早纔停，一出門就感到格外的涼爽，一場秋雨一場涼。 我喜歡秋天，長空萬裏，碧澄如水，讓人心曠神怡。 明天公司的幾個主要領導都要陪從日本來的新董事長伊藤先生去昌平的工廠視察，順便遊覽長城。一上班，科長就自言自語：“昨晚下了一晚上的雨，今天雨雖停了，但明天會不會又下雨呢？”於是，招呼小石，瞭解一下明天的天氣情況。 “到哪裏去瞭解？”小石正在整理李總上星期出差的一大堆費用單據，腦筋似乎還沒有轉過彎來。 “可以用電話查呀！” 科長似乎一直認為小石辦事認真、踏實，但又總感到她缺少點機靈。 “對不起，孟姐，查天氣預報的電話號碼我忘了。是多少？”小石衹好問旁邊的孟姐。 “121。”孟姐很快地回答。 小石用電話查詢了天氣預報，告訴科長明天又是個大晴天。但科長仍然不滿意： “小石，連這樣常識性的東西還要問別人，今後可不行。做秘書不是做花瓶，僅僅是好看。秘書是領導身邊的工具箱，需要的時候能派得上用場。” “科長最近的火氣，是不是太大了一點。”等科長出門後，瑪麗說，“不就是個天氣預報的電話號碼嗎，至於要這麽小題大作。” “科長火氣可能是大了點，但他的心情應該能夠理解。”孟姐說，“121是一個常用的電話號碼，作為秘書這麽點常識都沒有，確實是說不過去。每一種社會職業都有自己的特長，營業部的人會做買賣，開發部的人會搞科研，而我們秘書部門的人特長是什麽？我們秘書的特長應該就是有非常豐富的常識。一個優秀的秘書，可以說是一個偉大的常識傢。” 瑪麗不以為然。 “像119火警、110匪警這類常用電話號碼，即使忘了，就像小石剛纔這樣問你一下，不就得了，能有什麽事？” “不對！”孟姐說話的語氣仍然是很柔和，但讓人感到了嚴厲。“假如你陪領導外出辦事，領導年紀大了，突然心髒病發作，或者出現腦溢血等緊急情況，在這種緊急情況下，你應該是掏出手機，憑直覺就撥120電話。如果你把急救電話號碼忘了，還要問旁邊的人，或者查效率手册什麽的，浪費了寶貴的搶救時間，別說幾分鐘，就是幾秒鐘，都可以說是你秘書的失職。” 瑪麗不說話了。 “當然，在我們的日常工作中，像這種危險的突發性事件很少出現，但是，有大量的特殊情況需要我們秘書憑直覺來處理。比方說上午十一點鐘，領導正在會見客人，一個客戶公司的秘書電話說，原定於今天下午兩點，他們的老總到我們公司來會談，由於種種原因，他們的老總脫不開身，希望我們的老總到他們公司去談。下午能不能過去，請馬上答復他們。在這種情況下，就要求我們秘書在嚮領導匯報之前，憑直覺拿出自己的腹案，因為給領導考慮的時間也不多，而且在這種情況下去請示領導，領導的腦筋也不一定一下子就轉得過彎來，也會感到左右為難。要在很短的時間內作出判斷，衹能憑直覺了。又比方，領導正在開董事會，外面來了一個找領導的電話，說是很急很重要。在一般情況下，開董事會這種很重要的會議時是不能接電話的。在這個時候，你就得憑自己的直覺判斷，是不是把電話轉給領導。如果你公事公辦，把電話推了，讓領導知道了，他就有可能要訓斥你，因為也許他整整一個上午都在等這個電話。” “秘書的直覺從哪裏來？”小石開始感到秘書工作的不容易。 “秘書的直覺來自常識和經驗積纍。”孟姐說，“如果秘書平時對領導工作的職責、負責的範圍、思考問題的方法和為人處世的態度有比較多的瞭解的話，就能很快作出判斷，嚮領導提出自己的想法。沒有豐富的常識和經驗作儲備，你就産生不了正確的直覺，一遇到特別一點的情況，你就衹能把矛盾上交，讓領導自己一個人去為難。”
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【資料來源】學苑出版社 |
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