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第35节：会议的礼仪(1)
纪亚飞 Ji Yafei
第8节 会议的礼仪
会议已经成为职场中最常见的一种工作形式，它包括内部会议和外部会议。会议能够集合众人的智慧和思想，如果一件事情涉及很多部门，开会时就可以将信息及时沟通，避免逐个部门的讲解和传达。虽然有时枯燥的会议会令人反感，你会觉得是在浪费时间，但不能否认，会议的确能够在工作中起到很重要的作用，解决问题、沟通想法、传达信息、集思广益等等，这种面对面的交流形式能够增加工作效率。因此，当会议被赋予越来越多功能时，会议礼仪也就成了一门不容回避的知识。
会议礼仪，就是会议前、会议中、会议后的流程及参会人应懂得的注意事项，这是保证会议有一个良好执行力的基础，也能够体现出一个企业的管理水平。
会议的名称无论多少，其实无外乎就是工作会议、业务会议、社会会议这三大类。最普遍最频繁的应该是工作会议，比如工作的周例会、月例会、年初的计划会议、年终的总结会议、表彰先进员工会议等等，这样的会议参加者，大多是内部员工或是本系统的人员。
业务性会议的参与者就比较广泛了，比如新产品发布会，可能也会有媒体人士的参与，学术研讨会则会邀请一些行业内有贡献、有威望的人参与，另外还有洽谈会或是展览会等等。
社会性会议就是以交际为目的而举行的一些会议，比如茶话会、联欢会等。
一个成功的会议要从会议前的准备开始。
第一，要确定会议的主题及开这个会的必要性。一些可有可无的会议或是可用其他方式替代的会议，在现代企业里应能不开就不开，毕竟这是对人力、物力的一种资源消耗。如果有需要集体讨论决定的事项、需要各部门参与的工作分配与协调、要传达讲解重要的信息、解决一些重大问题等，这样的会议是值得而且必须要开的，这需要会议召开者有一个明确的会议目标和主题。
第二，制定会议的流程。只有严谨依程序进行的会议，才能保证质量，缺少人为的随意性，会议才会按既定目标良好完成。这其中要细致到与会人员名单、发言的人数、时间的长短、环节的衔接等等。
第三，要做好围绕会议的一些相关准备工作。比如时间的征询与选择，地点的考察与确定，茶点、麦克风等相关物品的准备等。选择时间很重要，一般来说，在早晨时人们是最清醒的时候，所以现在很多公司都有"早会"。参会人员良好的情绪是保证会议质量的基础，要尽量避免在非工作时间开会，如果与会人员都在打呵欠或是内心反抗，很难想象他们能够有激情、智慧和参与热情。开会的时间不要过长，一般来说超过一个半小时的会议就会令人烦躁，如果是两三个小时，就会令人反感和抗拒，反应也变得缓慢。因此，简洁有效是一个成功会议的标志。如果不得不长时间进行，中间则要安排休息时间，让大家舒展一下身体，去洗手间方便一下，或是解决一些个人事情，比如打电话等。地点的选择则要以方便大家为原则，如果是与客户开会，则应征询对方意见，并且尽量做到方便客户。
第四，做好最后确认工作。再次与参会人员核实，确保会议信息准确无误地传达给对方，并对会议所需的电脑、投影仪等做测试，以保证其在会问使用正常。
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【资料来源】北京邮电大学出版社 |
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