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第35節：會議的禮儀(1)
紀亞飛 Ji Yafei
第8節 會議的禮儀
會議已經成為職場中最常見的一種工作形式，它包括內部會議和外部會議。會議能夠集合衆人的智慧和思想，如果一件事情涉及很多部門，開會時就可以將信息及時溝通，避免逐個部門的講解和傳達。雖然有時枯燥的會議會令人反感，你會覺得是在浪費時間，但不能否認，會議的確能夠在工作中起到很重要的作用，解决問題、溝通想法、傳達信息、集思廣益等等，這種面對面的交流形式能夠增加工作效率。因此，當會議被賦予越來越多功能時，會議禮儀也就成了一門不容回避的知識。
會議禮儀，就是會議前、會議中、會議後的流程及參會人應懂得的註意事項，這是保證會議有一個良好執行力的基礎，也能夠體現出一個企業的管理水平。
會議的名稱無論多少，其實無外乎就是工作會議、業務會議、社會會議這三大類。最普遍最頻繁的應該是工作會議，比如工作的周例會、月例會、年初的計劃會議、年終的總結會議、表彰先進員工會議等等，這樣的會議參加者，大多是內部員工或是本係統的人員。
業務性會議的參與者就比較廣泛了，比如新産品發佈會，可能也會有媒體人士的參與，學術研討會則會邀請一些行業內有貢獻、有威望的人參與，另外還有洽談會或是展覽會等等。
社會性會議就是以交際為目的而舉行的一些會議，比如茶話會、聯歡會等。
一個成功的會議要從會議前的準備開始。
第一，要確定會議的主題及開這個會的必要性。一些可有可無的會議或是可用其他方式替代的會議，在現代企業裏應能不開就不開，畢竟這是對人力、物力的一種資源消耗。如果有需要集體討論决定的事項、需要各部門參與的工作分配與協調、要傳達講解重要的信息、解决一些重大問題等，這樣的會議是值得而且必須要開的，這需要會議召開者有一個明確的會議目標和主題。
第二，製定會議的流程。衹有嚴謹依程序進行的會議，才能保證質量，缺少人為的隨意性，會議纔會按既定目標良好完成。這其中要細緻到與會人員名單、發言的人數、時間的長短、環節的銜接等等。
第三，要做好圍繞會議的一些相關準備工作。比如時間的徵詢與選擇，地點的考察與確定，茶點、麥剋風等相關物品的準備等。選擇時間很重要，一般來說，在早晨時人們是最清醒的時候，所以現在很多公司都有"早會"。參會人員良好的情緒是保證會議質量的基礎，要盡量避免在非工作時間開會，如果與會人員都在打呵欠或是內心反抗，很難想象他們能夠有激情、智慧和參與熱情。開會的時間不要過長，一般來說超過一個半小時的會議就會令人煩躁，如果是兩三個小時，就會令人反感和抗拒，反應也變得緩慢。因此，簡潔有效是一個成功會議的標志。如果不得不長時間進行，中間則要安排休息時間，讓大傢舒展一下身體，去洗手間方便一下，或是解决一些個人事情，比如打電話等。地點的選擇則要以方便大傢為原則，如果是與客戶開會，則應徵詢對方意見，並且盡量做到方便客戶。
第四，做好最後確認工作。再次與參會人員核實，確保會議信息準確無誤地傳達給對方，並對會議所需的電腦、投影儀等做測試，以保證其在會問使用正常。
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【資料來源】北京郵電大學出版社 |
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