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日记书信 》 一個外企女秘書的日記 》
第9節 “剛剛散會”(2)
譚一平 Tan Yiping
“因為這種電話來得突然，我吃不準孫總到底是不是願意接，所以，我說‘剛剛散會’，就是給自己留下一個可以迴旋的餘地。我把對方的情況嚮孫總匯報，如果孫總願意接電話，我就可以嚮對方說，我剛找到孫總，把電話轉給孫總；如果孫總不願意接，我就說還沒找到孫總。” “那說‘孫總正在開會’不一樣嗎？現在大傢似乎都用這個藉口。孫總願意接，他就出 來接，孫總不願意，你就說孫總開的這個會很重要，走不開。” “小石，你從對方的角度來考慮試試？如果你打電話找對方的領導，對方說自己的老總開的會很重要，他抽不開身，不能接你的電話，你會怎麽想？你肯定會有些不痛快，心裏會想：‘第一，你們的會就一定那麽重要嗎？我這邊火燒眉毛了，你們還能無動於衷嗎？用戶第一，客戶至上的口號到哪裏去了？第二，你們的會再重要，中斷幾分鐘，接個電話，天就會塌下來嗎？’如果是這樣，就有可能把雙方的關係弄僵。” “這就是說，秘書和領導，像唱戲似的，一個唱紅臉，一個唱白臉，是吧？”小石問道。 “小石，你理解完全錯了。”我說，“秘書在這裏，既不是唱紅臉，也不是唱白臉；秘書雖然撒了謊，但絶不是為了欺騙。給領導‘擋駕’，一是因為領導太忙，二是領導可能有苦衷；所以，‘擋駕’不是為了斷絶外交關係，而是為了取得對方的諒解。如果老是抱着唱紅臉的想法，會把所有的人都得罪光的，那你這個秘書也就沒法做了。” “看來當秘書還得學會撒謊。”小石似乎深有體會。 看得出當秘書時間不長，她還不能品出其中三昧。這不能叫作撒謊，應該叫婉轉拒絶的藝術，因為在保護他人的面子的同時，也保護了自己的形象。 給領導擋駕是一件千萬不能掉以輕心的事。如果擋錯了，肯定要挨駡，如果你不擋，更要挨駡。比方，有些客人雖沒有提前約好，但他找領導談的事很重要。你就要首先問清楚客人的身份，問清身份以後，問他來訪的目的是什麽。一般的客人都會詳盡地告訴你，他來找領導有什麽事情。如果領導正在開會，你就要根據他所要談的事情的性質，决定接待的方法。如果衹是一般的具體業務，就把他介紹給具體的業務部門；如果他來談的事情的確很重要，就要請他在接待室稍等，自己以“我去找一下領導”為由，進去嚮領導請示；如果領導正在開會，就寫張紙條遞進去，請領導决定見與不見。當然也有客人情緒比較激動，架子比較大，直接要見領導。這時候，作為秘書，態度一定要好 ，不管客人說話多衝，你的態度還是要熱情和親切。 不管你用什麽方法擋駕，無論是對公司內部的職員，還是對公司外面的客人，在拒絶之前先要傾聽，盡可能地讓對方把處境與需要講得更清楚一些。耐心地傾聽能讓對方産生被尊重的感覺，當你婉轉表明自己拒絶的立場時，盡量做到不傷害他，而且不會讓人覺得你在應付了事。總而言之，秘書要在“擋駕”之後還能保持與各方面的良好關係，因此，秘書在運用各種方法擋駕時，必須誠實。對內還好說一些，如果是對外“擋駕”，給人一種耍小聰明，為人不誠實的感覺，事後去補救就相當睏難了。 也許正是由於這個原因，現在社會普遍認為，秘書這麽“撒謊”並不算欺騙；從某種意義上講，它已經成為秘書必備的職業技能。
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【資料來源】學苑出版社 |
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