|
信息溝通（Information communication） |
|
|
信息溝通是指可解釋的信息由發送人傳遞到接收人的過程。具體地說，它是人與人之間思想、感情、觀念、態度的交流過程，是情報相互交換的過程。
要準確理解信息溝通的含義，需註意以下幾點：
（1）信息溝通首先是信息的傳遞，如果信息沒有被傳遞，信息溝通就沒有發生。
（2）成功的信息溝通，不僅需要信息被傳遞，還要被理解。
（3）信息溝通的主體是人，即信息溝通主要發生在人與人之間。
（4）由於管理過程中各種信息溝通相互關聯、交錯，所以管理者把各種信息溝通過程看成是一個整體，即管理信息係統。 |
|
(1)正式渠道溝通(權威但刻板)
正式渠道是指按組織結構和管理層來傳遞信息進行溝通的渠道。按信息的流嚮，正式渠道可分為縱嚮溝通和橫嚮溝通，而縱嚮溝通又可分為下行溝通和上行溝通。
(2)非正式渠道溝通（靈活但易失真）
非正式渠道是指不受正式組織約束的組織成員之間的信息溝通渠道。非正式溝通信息傳遞速度快、信息量大、覆蓋面廣，可以滿足職工的安全等需要，常常是積極的、卓有成效的，但它有一定的片面性。 |
|
一、團體溝通
“團體溝通”，顧名思義是指至少三人以上參加的信息溝通活動。團體溝通主要有以下兩種常用的溝通方式：會議溝通和E-Mail（或書面）溝通。
1、會議溝通
“會議溝通”是一種成本較高的溝通方式，溝通的時間一般比較長，因此常用於解决較重大、較復雜的問題。如下的幾種情境宜采用會議溝通的方式進行：
（1）需要統一思想或行動時（如項目建設思路的討論、項目計劃的討論等）；
（2）需要當事人清楚、認可和接受時（如項目考核制度發佈前的討論、項目考勤制度發佈前的討論等）；
（3）傳達重要信息時（如項目里程碑總結活動、項目總結活動等）；
（4）澄清一些謠傳信息，而這些謠傳信息將對團隊産生較大影響時；
（5）討論復雜問題的解决方案時（如針對復雜的技術問題，討論已收集到的解决方案等）。
2、E-Mail或書面溝通
“E-Mail（或書面）溝通”是一種比較經濟的溝通方式，溝通的時間一般不長，溝通成本也比較低。這種溝通方式一般不受場地的限製，因此被我們廣泛采用。這種方式一般在解决較簡單的問題或發佈信息時采用。在計算機信息係統普及應用的今天，我們很少采用紙質的方式進行溝通，因此以下衹針對“E-Mail”的溝通方式進行總結。如下的幾種情境宜采用E-Mail的溝通方式進行：
（1）簡單問題小範圍溝通時（如3~5個人溝通一下産出物最終的評審結論等）；
（2）需要大傢先思考、斟酌，短時間不需要或很難有結果時（如項目組團隊活動的討論、復雜技術問題提前知會大傢思考等）；
（3）傳達非重要信息時（如分發周項目狀態報告等）；
（4）澄清一些謠傳信息，而這些謠傳信息可能會對團隊帶來影響時。
二、個體溝通
所謂“個體溝通”，是指兩人之間的溝通。個體溝通主要有以下三種常用的方式：當面溝通、電話溝通和E-Mail（或書面）溝通。
1、當面溝通
“當面溝通”是一種自然、親近的溝通方式，這種溝通方式往往能加深彼此之間的友誼、加速問題的冰釋。如下的幾種情境宜采用當面溝通的方式進行：
（1）彼此之間的辦公距離較近時（如兩人在同一辦公室）；
（2）彼此之間存有誤會時；
（3）對對方工作不太滿意，需要指出其不足時；
（4）彼此之間已經采用了E-Mail的溝通方式但問題尚未解决時。
需要提醒註意的是：溝通雙方如果距離不是很遠，請優先采用當面溝通的方式。我有時看到溝通雙方的距離不過一二十米還采用電話溝通的方式，這是非常不可取的。
2、電話溝通
“電話溝通”是一種比較經濟的溝通方式。如下的幾種情境宜采用電話溝通的方式進行：
彼此之間的辦公距離較遠、但問題比較簡單時（如兩人在不同的辦公室需要討論一個報表數據的問題等）；
彼此之間的距離很遠，很難或無法當面溝通時；
彼此之間已經采用了E-Mail的溝通方式但問題尚未解决時。
需要特別註意的是：在成本相差無幾的情況下，請優先采用當面溝通的方式。
3、E-Mail（或書面）溝通
“E-Mail（或書面）溝通”是一種最經濟的溝通方式。溝通的時間一般不長，並且不受場地的限製，因此被我們廣泛采用。這種方式一般在解决較簡單的問題或互相知會一些信息時采用。在計算機信息係統普及應用的今天，我們很少采用紙質的方式進行溝通，因此以下衹針對“E-Mail”的溝通方式進行總結。如下的幾種情境宜采用E-Mail溝通的方式進行：
（1）小問題溝通時（如雙方討論一下某函數的使用語法等）；
（2）復雜問題需要藉助“書面”才能表達清楚時（這類問題往往需要采用書面表達和口頭表達相結合的方式）；
（3）需要對方先思考、斟酌，短時間不需要或很難有結果時（如請教對方一個技術問題時先將問題告知對方等）。
需要特別註意的時：在E-Mail來回多次而問題尚未得到解决或甚至引起誤解時，一定要及時終止E-Mail這種溝通方式，改用電話溝通或當面溝通的方式進行。
需要特別指出的是，個體之間溝通時，盡量多采用當面溝通的方式進行。“能當面溝通的，就不要采用電話溝通；能電話溝通的，就不要采用E-Mail溝通”，這是“個體溝通”方式的基本選用原則。 |
|
信息溝通的作用在於使組織內的每一個成員都能夠做到在適當的時候，將適當的信息，用適當的方法，傳給適當的人，從而形成一個健全的迅速的有效的信息傳遞係統，以有利於組織目標的實現。
1、溝通可提供充分而確實的材料，是正確决策的前提和基礎。
2、溝通是組織成員統一思想和行動的工具。
3、溝通是在組織成員之間、特別是領導者和被領導者之間建立良好的人際關係的關鍵。 |
|
為改進信息溝通工作並提高效率，在信息溝通中要滿足以下要求；
(1)溝通要有認真的準備和明確的目的性。
(2)溝通的內容要確切。
(3)溝通要有誠意，取得對方的信任並建立起感情。
(4)提倡平行溝通，即在組織中同一層次之間的相互溝通。
(5)提倡直接溝通、雙嚮溝通和口頭溝通。
(6)設計固定溝通渠道。形成溝通常規。 |
|
- : information communicate
|
|
|